Uma dúvida muito comum: "cadastrei minha empresa hoje — o GaxWeb baixa as notas do mês inteiro, inclusive as de antes do cadastro?". A resposta honesta é: depende de a empresa já vir sendo monitorada na SEFAZ ou não — e, em qualquer caso, o retroativo não é garantido. O que se garante é a captura da data de ativação para frente. Este artigo explica o porquê.
Resumo rápido
- O que sempre é garantido: a captura da data de ativação (início do monitoramento no GaxWeb) para frente.
- O retroativo (notas anteriores) depende da situação do CNPJ na SEFAZ — e mesmo quando as regras permitiriam, a SEFAZ nem sempre libera (mais sobre isso abaixo).
- Notas que não vierem pela captura automática entram pelo GaxUp (importando os XMLs) ou por chave de acesso (dentro dos 90 dias).
Como o GaxWeb captura as notas (Distribuição de DF-e)
O GaxWeb usa o serviço oficial da SEFAZ, a Distribuição de DF-e (NFeDistribuiçãoDFe). Ele funciona como uma esteira sequencial por CNPJ: cada documento recebe um número (o NSU) e o GaxWeb avança a partir do último NSU lido. Ponto importante: o NSU é do CNPJ, não do sistema — ou seja, o histórico de numeração pertence à empresa, independentemente de qual software fez as consultas.
As duas situações (é aqui que muda tudo)
Situação 1 — a empresa JÁ vinha sendo monitorada na SEFAZ (por outro sistema) nos últimos 90 dias. Nesse caso o CNPJ já tem numeração (NSU) ativa e um histórico recente na SEFAZ. Ao cadastrar no GaxWeb, ele varre os últimos 90 dias e traz as notas que ainda estiverem disponíveis na SEFAZ — ou seja, é possível recuperar o período recente (retroativo até 90 dias).
Situação 2 — empresa nova / CNPJ que NUNCA fez consulta à SEFAZ. Aqui a numeração (NSU) só começa a ser gerada na primeira sincronização. A SEFAZ passa a "numerar" os documentos daquele CNPJ a partir daquele momento — então o GaxWeb captura da ativação para frente, e as notas emitidas antes disso não entram pela captura automática (não receberam NSU retroativo). Exemplo: CNPJ que nunca consultou, ativado no GaxWeb em 16/06 → as notas de 01–15/06 não vêm automático.
Importante: o retroativo NÃO é garantido
As regras acima estão nas Notas Técnicas da SEFAZ, mas na prática já vimos a SEFAZ se comportar fora do previsto (liberar menos do que deveria, ou variar de um CNPJ para outro). Portanto:
- Não prometemos que todas as notas retroativas serão baixadas — nem na Situação 1.
- Garantimos a captura da data de ativação (início do monitoramento) para frente.
- O retroativo, quando vem, é um ganho; quando não vem, o caminho é o GaxUp.
A janela de 90 dias da SEFAZ
Independentemente da situação, a SEFAZ mantém cada documento disponível por no máximo 90 dias após a recepção no Ambiente Nacional. Passado esse prazo, a nota não é mais recuperável pela SEFAZ — nem pela Distribuição de DF-e, nem por chave de acesso.
Como trazer as notas que não vieram (antigas ou retroativas)
- GaxUp — se você (ou o cliente) tem os arquivos XML, o GaxUp lê os XMLs guardados localmente (uma pasta da máquina/servidor) ou por integração banco-a-banco com o seu sistema e envia tudo ao GaxWeb. Depois você lista, exporta e gera o PDF (DANFE) normalmente. É a forma mais confiável de garantir o retroativo.
- Consulta por chave de acesso — se você tem a chave e a nota está dentro dos 90 dias.
Notas sem XML e já fora dos 90 dias não são recuperáveis em nenhum sistema, porque a própria SEFAZ não as disponibiliza mais.
Ciência da operação (para NF-e recebidas / de entrada)
Nas notas em que a empresa é destinatária, a SEFAZ entrega primeiro o resumo da NF-e. Para liberar o XML completo, o comportamento varia: em alguns casos a SEFAZ já libera direto (sem precisar manifestar); em outros, exige apenas a Ciência da Operação — o evento mais simples de manifestação (um "estou ciente", sem efeito fiscal de aceite). O GaxWeb registra essa Ciência quando ela é necessária para o download. ⛔ Nunca é preciso a Confirmação da Operação (o que popularmente se chama de "manifestação do destinatário") para baixar a nota — quando exigida, a Ciência já basta.
O que é capturado em âmbito nacional e o que não é
- NF-e (modelo 55) e CT-e: capturados em âmbito nacional pela Distribuição de DF-e (qualquer estado), respeitando as regras acima.
- NFC-e (modelo 65): não vem pela Distribuição de DF-e nacional. Captura automática direto da SEFAZ hoje é só São Paulo (monitor "NFC-e/SP"). Nos demais estados, via GaxUp.
- NFS-e (serviços): é municipal — depende de cada prefeitura. Confirme na prática, no teste.
Perguntas frequentes
Cadastrei hoje. O GaxWeb pega o mês inteiro? Depende: se sua empresa já vinha sendo monitorada na SEFAZ (por outro sistema) nos últimos 90 dias, o GaxWeb varre e traz o que a SEFAZ ainda tiver. Se o CNPJ nunca tinha sido consultado, ele pega da ativação para frente. Em nenhum dos casos o retroativo é garantido — o garantido é da ativação para frente.
Por que "faltaram" notas do começo do mês? Ou o CNPJ nunca tinha sido consultado (então só pega da ativação para frente), ou a SEFAZ não liberou aquele período. O caminho para trazê-las é o GaxUp, com os XMLs.
Como garanto o retroativo? Com o GaxUp, importando os XMLs. É o único jeito de não depender do que a SEFAZ resolve liberar.
Vale igual para NF-e e NFC-e? Não. NF-e e CT-e são nacionais. NFC-e direto da SEFAZ é só SP; nos demais estados, via GaxUp.