Documentos Fiscais
Por Tiago Camara
Por Tiago Camara
Guia sobre NF-e, NFC-e, CT-e, SAT e NFS-e: manifestação, eventos e a guarda obrigatória de 11 anos.
Por que guardar o XML por 11 anos (e o risco de nao guardar)
A legislação fiscal exige a guarda do XML das notas fiscais por até 11 anos (Ajuste SINIEF 2/2025). A responsabilidade é do contribuinte — tanto de quem emite quanto de quem recebe. A SEFAZ não é backup. O risco de não guardar: multa, perda de crédito tributário e problema em fiscalização. Em SP, por exemplo, a multa pode chegar a 10% do valor da operação. O GaxWeb resolve isso automaticamente: baixa e guarda o XML por 11 anos, organizado e disponível para exportar quando você precisar. Quer testar o GaxWeb? É grátis e sem cartão: gaxweb.com.br · Falar com a gente: WhatsApp
O que é um pfx?
O pfx é a extensão do arquivo exportado do certificado A1. Sempre que você emite o certificado A1, a certificadora gera um arquivo .pfx que pode ser guardado no repositório do computador ou em qualquer pasta que desejar. Importante: faça sempre backup do arquivo .pfx e da senha — se perdê-lo, não será possível recuperá-lo, sendo necessário emitir um novo certificado digital (gerando custos). Precisa de um certificado digital agora? Emita no iCertificado
Como funciona o evento Ciência da Emissão?
O evento "Ciência da Emissão" registra na NF-e a solicitação do destinatário para obter o arquivo XML. Após o registro, o destinatário pode efetuar o download do XML. Este evento NÃO representa a manifestação do destinatário sobre a operação — apenas dá condições para obter o XML e registra que o destinatário sabe que o documento foi emitido, mas ainda não expressou uma manifestação conclusiva. Toda operação com Ciência da Emissão deve, na sequência, ter o registro da manifestação conclusiva (Confirmação da Operação, Operação não Realizada ou Desconhecimento da Operação).
Uma vez que o destinatário tomou Ciência da Emissão é obrigatória a sua manifestação?
Sim. Toda nota informada ao contribuinte deve ter registrada a respectiva manifestação no prazo máximo de 180 dias, contados da data da ciência. Esse prazo máximo será reduzido gradativamente, conforme o interesse das Administrações Tributárias.
O que é a Manifestação do Destinatário?
Conjunto de eventos que permite ao destinatário da NF-e se manifestar sobre a sua participação comercial descrita na nota, confirmando as informações prestadas pelo fornecedor/emissor. No GaxWeb esses eventos podem ser registrados diretamente, sem necessidade de escolher o certificado nem digitar senhas. São quatro eventos: 1) Ciência da Emissão; 2) Confirmação da Operação; 3) Registro de Operação não Realizada; 4) Desconhecimento da Operação.
O processo de Manifestação do Destinatário é obrigatório?
Mantendo a mesma filosofia de implementação da NF-e, o processo de Manifestação do Destinatário foi inicialmente voluntário, com obrigatoriedade prevista para iniciar ao longo do tempo para alguns tipos selecionados de movimentação de mercadorias.
O que é um evento da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e?
É qualquer fato relacionado com uma NF-e, normalmente ocorrido após a sua autorização de uso. A Carta de Correção Eletrônica e o Cancelamento são exemplos de eventos da NF-e. Os eventos aparecem na consulta da NF-e na internet e funcionam como um extrato dos fatos vinculados ao documento; conforme sua natureza, podem ser visualizados por todos os envolvidos na operação ou somente pelas Administrações Tributárias.
É possível reconsiderar o registro de um destes eventos?
O destinatário pode enviar uma única mensagem de Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada, valendo apenas a última mensagem registrada. Exemplo: pode desconhecer uma operação que havia confirmado, ou confirmar uma que havia desconhecido. O evento de Ciência da Emissão não configura a manifestação final do destinatário, portanto não cabe registrá-lo após a manifestação final.
Se a Manifestação do Destinatário ainda não é obrigatória, por que as empresas devem adotar este processo?
Pelas razões abaixo, que beneficiam o próprio destinatário das mercadorias: - Saber quais NF-e foram emitidas, em todo o país, tendo a empresa como destinatária - Evitar o uso indevido da sua Inscrição Estadual por emitentes que usam inscrições para acobertar operações fraudulentas - Obter o XML das NF-e que não tenham sido transmitidas pelo emitente - Obter segurança jurídica no uso do crédito fiscal correspondente, pois uma nota confirmada não pode ser cancelada pelo emitente - Registrar junto aos fornecedores que a mercadoria foi recebida, constituindo formalmente o vínculo comercial, sem necessidade de assinatura no canhoto do DANFE