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Por Tiago Camara
Por Tiago Camara
Primeiros passos: entenda o GaxWeb, cadastre sua empresa e configure os monitores em minutos.
O que é o GaxWeb e como ele funciona
O GaxWeb é um sistema 100% online (SaaS) da NSSoft que baixa, organiza e guarda automaticamente o XML das suas notas fiscais eletrônicas direto da SEFAZ/Ambiente Nacional — sem você entrar em portal, digitar chave ou perder nota. O que ele faz por você: - Monitora e baixa sozinho as notas tomadas (emitidas contra o seu CNPJ) e as prestadas (NFS-e). - Cobre NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, CF-e SAT e NFS-e Nacional + eventos. ⚠️ A NFC-e é exceção: a captura automática direto da SEFAZ existe só em São Paulo; nos demais estados os XMLs de NFC-e entram pelo GaxUp (a partir dos arquivos que você já tem). - Guarda por 11 anos em nuvem, com segurança e criptografia (a lei exige essa guarda). - Gera DANFE/PDF, relatórios e etiquetas, e ainda tem API para integrar ao seu ERP. É ideal para empresas que querem parar de perder notas e para contabilidades, que centralizam vários CNPJs num só lugar (usuários e empresas ilimitados). Quer testar o GaxWeb? É grátis e sem cartão: gaxweb.com.br · Falar com a gente: WhatsApp
Como criar sua conta no GaxWeb (cadastro grátis)
O cadastro no GaxWeb é o ponto de partida: é por ele que você cria sua conta e passa a acessar o painel do sistema. Onde se inscrever: app.nssoft.com.br/auth/register Como funciona: 1. Acesse o link de cadastro, informe seus dados (nome, e-mail, telefone) e crie uma senha. 2. Confirme o e-mail, se solicitado. 3. Pronto — você já entra no painel do GaxWeb. O que a conta te dá acesso: - Cadastrar suas empresas (CNPJs) e o certificado digital (A1); - Ativar os monitores que baixam automaticamente NF-e, CT-e, SAT e NFS-e direto da SEFAZ (a NFC-e só é capturada direto da SEFAZ em São Paulo; nos demais estados ela entra pelo GaxUp); - Consultar, exportar e guardar seus XMLs e DANFEs (guarda legal de 11 anos); - Relatórios, etiquetas e a API GaxDfe para integrar ao seu ERP; - Teste grátis por 7 dias, sem cartão — cadastre suas empresas e deixe o GaxWeb medir o seu volume real de notas para indicar o plano ideal. Quanto dura o teste? O teste do GaxWeb é de 7 dias, sem cartão e sem compromisso. Como o prazo é curto, o ideal é cadastrar o primeiro CNPJ e enviar o certificado A1 logo no primeiro acesso — assim você já vê suas notas caindo no painel e decide com dado real. É o mesmo cadastro para empresas e para contabilidades (com empresas e usuários ilimitados). Criar minha conta agora · Falar no WhatsApp
Como cadastrar sua empresa no GaxWeb (passo a passo)
Aplica-se a: GaxWeb 5.0 Acabou de criar sua conta? O caminho mais rápido para suas notas começarem a cair é o Assistente de cadastro — ele conduz tudo numa sequência só, do CNPJ até os monitores ligados. Onde fica Administração › Empresas → botão Assistente, no topo da tela. Existe também o botão Cadastrar, que abre o formulário completo em abas. Ele serve para quem já conhece o sistema. Para a primeira empresa, use o Assistente — ele não deixa você esquecer nenhuma etapa. As 5 etapas 1. Documento — selecione o perfil e informe o CPF/CNPJ. Sendo CNPJ, o GaxWeb consulta os dados públicos na ReceitaWS e preenche sozinho. 2. Dados — confira razão social, endereço e contato. 3. Certificado — anexe o certificado digital A1 (arquivo .pfx). É ele que autoriza o GaxWeb a baixar as notas na SEFAZ. 4. Monitores — escolha quais documentos monitorar (NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e…) e o ciclo de consulta. 5. Revisão — confira e conclua. ⚠️ Vá até a etapa 5. O cadastro só é gravado ao finalizar o assistente — sair no meio deixa a empresa incompleta ou sem certificado vinculado. Depois de concluir: o que esperar - As notas não aparecem na hora. A empresa entra numa fila e a primeira carga costuma levar de 5 a 60 minutos. - O GaxWeb busca retroativo, trazendo o que a SEFAZ ainda disponibiliza. - As notas aparecem em Documentos (NF-e, NFC-e, CT-e…), conforme os monitores que você ligou. Está em teste? Faça esse cadastro logo no primeiro dia. Assim você vê suas notas reais caindo e decide com dado seu, não com exemplo. Se depois de uma hora não veio nada Confira, em Administração › Empresas, se o monitor daquele tipo de documento está em Ativo — cadastrar a empresa não liga o monitoramento sozinho se essa etapa foi pulada. Veja "Como configurar seu primeiro monitor de notas". Não tem certificado digital ainda? A gente resolve pelo iCertificado. Ficou com dúvida? Fale com a gente no WhatsApp
Como configurar seu primeiro monitor de notas
Aplica-se a: GaxWeb 5.0 Os monitores são o coração do GaxWeb: eles consultam a SEFAZ de tempos em tempos e baixam suas notas automaticamente. Onde se ativa O monitor não se liga pela tela de Monitores — ele se liga no cadastro da empresa: 1. Vá em Administração › Empresas. 2. Abra a empresa (botão direito → Editar). 3. Vá à aba Monitor. 4. Ponha em Ativo o monitor de cada tipo de documento que a empresa recebe — NF-e/AN, CT-e/AN, NFS-e Nacional, NFC-e SP. 5. Escolha o Ciclo de cada um. ⚠️ São dois campos por tipo de documento, e a diferença importa: | Campo | O que faz | |---|---| | Ativo / Inativo | É o que liga o monitor. Sem isto, não há consulta. | | Ciclo | Apenas a janela de horário em que a consulta acontece. | Definir só o Ciclo não liga o monitor — a empresa continua sem ser monitorada, e nenhuma mensagem avisa. Se as notas não estão chegando, este é o primeiro campo a conferir. O Ciclo é a janela de horário da consulta: Integral (24 horas), Diurno (6h às 18h), Noturno (18h às 6h) ou faixas de seis horas. Se a empresa já usa outro sistema consultando a SEFAZ com o mesmo certificado, um ciclo restrito evita o conflito que gera a mensagem 656 (consumo indevido). Na aba eCAC, do mesmo cadastro, liga-se a busca das mensagens da Receita. Cadastrar a empresa não liga monitor nenhum. É o passo que mais falta quando alguém diz "cadastrei e não chegou nota". O que acontece depois de ativar - A empresa entra numa fila: da ativação até a primeira nota podem passar de 5 a 60 minutos. - O GaxWeb busca retroativo, a partir de cerca de 179 dias antes da data de cadastro da empresa. - A SEFAZ aceita uma consulta por hora. Consultar além disso pode causar bloqueio das portas de consulta — por isso não existe "buscar agora" à vontade. Duas regras que evitam dor de cabeça - Certificado do próprio CNPJ para NFC-e SP e NFS-e: matriz não consulta filial e filial não consulta matriz. - Não deixe o monitor parado: a Fazenda desativa a distribuição para quem fica 60 dias sem monitorar. O monitoramento contínuo é o que evita perder notas. Como acompanhar Em Monitores › (tipo) › Empresas você vê, para cada empresa: - qual certificado está sendo usado; - a última consulta; - o NSU atual e o último NSU — se o primeiro está bem abaixo do segundo, ainda há notas a baixar; - a coluna Info, com o motivo de eventuais falhas. O NFC-e SP não usa NSU. Para ele, acompanhe pela última consulta e, na tela de DFe, pelas colunas Baixado e Integrado. No monitor de NF-e existe ainda a tela Tentativas, que mostra o código de retorno da SEFAZ em cada consulta — é onde aparece a causa real de um monitor parado. Ficou com dúvida? Fale com a gente no WhatsApp
Como exportar suas notas em XML e PDF (DANFE)
Aplica-se a: GaxWeb 5.0 Depois que o GaxWeb baixa suas notas, exportar é simples — em XML (o arquivo original, com validade fiscal), em PDF/DANFE (para visualizar e imprimir) ou em JSON (para integrações). Há três caminhos. O melhor depende de quantas notas você precisa. Uma nota só — o caminho mais rápido 1. Abra a tela do documento (Documentos › NF-e, CT-e etc.). 2. Localize a nota na lista. 3. Clique com o botão direito sobre ela. 4. Escolha Exportar PDF ou Exportar XML. Algumas notas escolhidas a dedo 1. Na lista, marque a caixinha das notas que quer levar. 2. No topo, abra o menu Documento e escolha Exportação. 3. Você vai para a tela de Exportação já com as notas selecionadas. Enquanto nenhuma nota estiver marcada, o menu Documento fica cinza e não responde — o topo mostra "Nenhum item selecionado". O mês inteiro — para mandar ao contador 1. Vá em Documentos › Exportação. 2. Clique em Exportar e escolha o tipo: NFe, CTe, CTeOS, Sat/SP, CFe, NFSe nacional ou Chave de acesso (para um documento específico). 3. Preencha: - Perfil e Empresa (obrigatórios); - Emitente e/ou Destinatário — notas emitidas pela empresa e/ou contra ela; - o período (vem preenchido com os últimos 30 dias); - em Situação, marque o que quer incluir: Autorizados, Cancelados, Denegados; - em Arquivo, marque XML, PDF e/ou JSON. 4. Clique em Enviar. Marque ao menos uma opção em Situação. Elas vêm desmarcadas, e uma exportação sem nenhuma marcada costuma voltar vazia. A exportação entra numa fila O pedido não gera o arquivo na hora. Ele aparece na lista de Exportação com o número de Registros, quantos foram Processados, a Etapa e, ao final, o tamanho do Arquivo — em geral um .zip com todos os documentos do período. Como baixar o zip pronto Na lista de Exportação, clique com o botão direito sobre o pedido: - Efetuar download — baixa o arquivo zip para o seu computador. - Gerar link público — cria um link que você envia para alguém de fora (o contador, por exemplo) sem precisar dar acesso ao sistema. O link aceita senha, prazo de validade e limite de downloads. Se essas opções não aparecerem no menu, é porque o pedido não tem arquivo disponível — ou já expirou, ou a exportação não encontrou documentos. Dicas - Use o XML para o contador e para cumprir obrigações — é o arquivo com validade fiscal, e a lei exige a guarda por 11 anos. - Use o PDF/DANFE para conferência, impressão ou para anexar em pedidos. - Exportação antiga que não baixa mais: use Replicar exportação (botão direito) para refazer o mesmo pedido. - Exportou e não veio nada? Procure o status "Finalizado Alerta" com 0 registros: os filtros não encontraram documentos. Revise o período e as opções de Situação. - Precisa de grande volume ou quer automatizar? Use a API GaxDfe. Ficou com dúvida? Fale com a gente no WhatsApp