Como receber as notas de saída dos seus clientes: CNPJ/CPF autorizado a baixar o XML (autXML — NF-e e CT-e)

Em poucas palavras

Para o GaxWeb baixar as notas de saída (as vendas) de outra empresa — por exemplo, as notas que os clientes da sua contabilidade emitem — quem emite a nota precisa autorizar o seu CNPJ (ou CPF).

Essa autorização é um cadastro simples, feito uma única vez no sistema que a empresa usa para emitir as notas (Bling, Omie, o ERP dela, o emissor da loja virtual...). Em um campo com nome parecido com "CNPJ/CPF autorizado a baixar o XML", ela informa o seu CNPJ ou CPF — o mesmo do certificado digital que você usa no GaxWeb.

A partir daí, toda nota que ela emitir já sai com essa autorização, e o GaxWeb baixa sozinho, usando o seu certificado. Você não precisa do certificado digital do seu cliente.

Passo a passo

1. No GaxWeb: cadastre a sua empresa (por exemplo, a contabilidade) com o seu certificado digital A1 e ligue o monitor de NF-e (e o de CT-e, se precisar).
2. Na empresa emitente: peça para cadastrarem o seu CNPJ (ou CPF) como autorizado a baixar o XML, no sistema em que emitem as notas.
3. Pronto: as notas emitidas depois desse cadastro passam a chegar automaticamente no GaxWeb.

⚠️ A autorização não vale para notas antigas: só entram as notas emitidas depois que o seu CNPJ/CPF foi cadastrado no sistema do emitente.

⚠️ Funciona para NF-e e CT-e. Não vale para NFC-e (cupom), SAT e NFS-e — veja a tabela mais abaixo.

Onde fica essa opção nos sistemas mais usados

O nome do campo muda de um sistema para outro, mas a ideia é sempre a mesma: informar o CNPJ/CPF de quem pode baixar o XML das notas.

Os caminhos acima são os informados pela central de ajuda de cada sistema e podem mudar. Na dúvida, o suporte do sistema emissor sabe onde fica.

Mensagem pronta para enviar ao seu cliente

Olá! Para eu receber automaticamente as notas fiscais que vocês emitem, preciso que cadastrem o nosso CNPJ 00.000.000/0001-00 como autorizado a baixar o XML das notas, no sistema em que vocês emitem as notas (no Bling, por exemplo, fica em Configurações da NF-e › Pessoas autorizadas a acessar o XML da nota). É um ajuste feito uma única vez. Obrigado!

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Para quem quer o detalhe técnico

Tecnicamente, o campo "CNPJ/CPF autorizado a baixar o XML" do sistema emissor preenche a tag autXML dentro do XML do documento fiscal emitido.

A tag autXML informa o CNPJ ou o CPF das pessoas autorizadas a obter o XML no portal nacional:

string autXML(string CNPJ, string CPF)

Exemplo de XML com CNPJ informado:

<autXML>
  <CNPJ>12345678000191</CNPJ>
</autXML>

Exemplo de XML com CPF informado:

<autXML>
  <CPF>12345678912</CPF>
</autXML>

Depois desse ajuste, o GaxWeb passa a baixar automaticamente os documentos desse emitente usando o seu certificado digital. Praticamente todos os ERPs do mercado permitem configurar a tag autXML — basta solicitar esse pequeno ajuste ao emitente.

Em quais documentos a autorização funciona

A tag existe em mais de um documento, mas o efeito prático depende de haver um serviço nacional de distribuição para aquele modelo.

E a NFS-e?

Não há equivalente. No padrão nacional da NFS-e, o Ambiente de Dados Nacional (ADN) entrega os documentos apenas a quem figura como prestador, tomador ou intermediário do serviço — não existe a figura do terceiro autorizado. Por sigilo fiscal, a chave de acesso só é devolvida quando o certificado que faz a consulta é de um desses atores.

O que existe de parecido é outra coisa: a consulta ao ADN pode ser feita com certificado de CNPJ da mesma raiz do contribuinte consultado. Ou seja, a matriz consegue consultar as NFS-e das filiais — mas isso não abre caminho para contabilidade ou sistema de terceiro.

⚠️ No CT-e, as chaves dos documentos relacionados vêm mascaradas

Esta é a diferença mais importante entre a NF-e e o CT-e, e costuma gerar dúvida.

Quando quem baixa o CT-e é um terceiro autorizado pelo autXML, a SEFAZ altera o XML antes de entregar: as chaves de acesso das NF-e e dos CT-e relacionados são substituídas pelo literal 99999999999999999999999999999999999999999999 (44 noves). É uma decisão do ENCAT para preservar o sigilo fiscal dos documentos citados dentro do CT-e.

O CT-e em si chega completo e válido — o que vem mascarado são as chaves dos documentos relacionados (grupos de documentos originários, documentos anteriores e CT-e referenciado).

Para os demais atores do CT-e (emitente, remetente, destinatário, expedidor, recebedor e tomador), o XML é entregue original, sem alteração.

Se você precisa do vínculo entre o CT-e e as notas transportadas, a autorização por autXML não resolve: nesse caso o documento precisa chegar por quem é ator dele, ou pelo GaxUp.

⛔ Não informe no autXML quem já está autorizado

Quem já é ator do documento (destinatário, tomador, remetente, recebedor, expedidor) já pode baixar o XML — não precisa constar no autXML. E informar mesmo assim atrapalha:

• Na NF-e: a SEFAZ rejeita a nota. Informar o CNPJ/CPF do próprio destinatário no autXML gera a Rejeição 324, porque a informação é redundante.
• No CT-e: a SEFAZ aceita o documento, mas o mesmo CNPJ passa a ser tratado como autorizado — e pode receber o XML com as chaves mascaradas descritas acima, em vez do original a que teria direito.

Ou seja: peça a inclusão no autXML apenas de quem não aparece em nenhum outro papel do documento.

Limites e prazos

• O leiaute permite até 10 autorizados por documento. Para informar mais de um, o emitente repete o grupo autXML.
• A autorização não é retroativa. Ela vale apenas para os documentos emitidos depois do ajuste no ERP do emitente — documentos já emitidos não passam a ficar disponíveis.
• A SEFAZ mantém cada documento disponível para download por um período limitado. Passado esse prazo, ele não é mais recuperável — veja De quando o GaxWeb começa a baixar as notas (regras da SEFAZ / Distribuição de DF-e).

Do lado do GaxWeb

Para que o documento autorizado seja capturado, a empresa precisa estar com:

• certificado digital válido e vinculado; e
• o monitor do tipo correspondente ativo no cadastro da empresa (o monitor de NF-e não liga o de CT-e — cada tipo é independente).

Em caso de dúvida, fale com a gente pelo WhatsApp que ajudamos na configuração.